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特例有限会社の社長交代の登記をする(4) 「申請用総合ソフト」と提出

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目次: (1)まとめ (2)「登記すべき事項」と申請書 (3)一般人を「社長」に・添付書面 (4)「申請用総合ソフト」・提出

申請用総合ソフトの仕様と印刷

確認しておきますが、提出する書類はおおざっぱに三つに分けられる。

  • 申請書のデータ+登記すべき事項のデータ
  • 紙の申請書
  • 紙の添付書面

 ところで、「登記すべき事項」だけはCD-RでもなくOCR用紙でもなく、オンラインで送信することにすると書きました。
 その場合、ここまでで作ったWordファイル全部を印刷・提出するわけではないのです。申請書(最初の2ページ+印紙台紙+登記すべき事項)に相当する内容は、一度「申請用総合ソフト」っていうものの各欄にコピペし、「ソフト」から印刷するのです。(ただし、「課税標準額」が必要だったり、若干フォーマットが違うので、登記してある内容を参照してください。)

 順番としては、このソフトで事前に「登記すべき事項」だけプレーンテキストとして送信したあと、受付(?)されたら、申請書をこのソフトから印刷します。こうすると申請書に送信したデータの番号(申請番号または受付番号)が自動で載っかるわけです。
 印刷は、送信後、データのリスト画面で、印刷したいデータの行をダブルクリックします。そうすると、なんか一度HTMLファイルが作成され、自動でIEが起動し、申請書らしきものが表示されます。このIEの画面を印刷すると、紙の申請書ができあがるわけです。
 印刷位置の関係上、委任状にも契印してしまうという妙な仕様ですが、公式サイトによれば気にしないでいいそうです。

 次に、記入したWordファイルのうち、添付書面の部分だけ印刷します。具体的には最初の2ページ(申請書部分)と最後ページの委任状(あれば)を除いた真ん中の数ページです。
 印刷した添付書面にも、記入例PDFやメモ等を参考に、それぞれの方の実印や認印を適切に捺印します。すべて記名押印で構わないので、氏名は印刷でも大丈夫。
 ただ、この「ソフト」で作った書類は、本来電子署名する前提なせいか、ハンコをどこに押すのか見当がつきにくい。なので、記入例を参考にハンコの数が足りているか確認する必要があります。
 最後に添付書面と申請書をまとめて左綴じでホッチキス留めして、契印というものを押します。

 もちろん、ただの紙ですので、Wordファイルにこの申請番号か受付番号だけコピペしてから印刷しても問題ありません(あるいは番号は本来の申請書記載事項でないから、鉛筆かペンで空白に手書きでも構わないようだ)。

 じゃあ最初から「申請用総合ソフト」を使えばいいのでは?って思うでしょうが、議事録など添付書面は作成できないので、結局いずれにしてもWordとかのワープロで、様式のファイルを開いて書き込む必要があるのです。
 それと、この「ソフト」はあんまり使いやすくないので、情報をメモしていく段階ではWordのが便利だと思います。

あと、じつはさっきからワードワード言ってるけど、僕はWordを買いたくないので使ってません。MacだとiText Expressというソフトがありますが(MavericksならApp Storeで入手)、僕は、軽いのでそれで書きました。
 レイアウトがガタガタになるから微調整が必要だし、印紙台紙に余分な線が印刷されるという欠点もある(そこだけ削除した)けど、まあ、問題はない。
 また、Open Officeというソフトもあって、僕は好みじゃないからあまり使わないが、本件に関してはWordと遜色ないだろう。Open OfficeはMac/Windows/Linux版があります。詳しくはGoogleで。

契印の楽な押し方

 さいごに、契印なんていう特殊技能は、一部の人以外やったことがなさそうなので、僕の知っているコツを書きます。登記所詰めの司法書士の方に習った(というか叩き込まれた)もので、短時間でたくさん押せます。「僕、社長っぽいことしてる〜」っていう気分になれるかも。

  1. まず、そもそも、ホチキスで止める位置の近くまで印刷しない。
  2. ホチキスでとじる。
  3. ページを、境目からホチキスの針が見えない程度に軽くめくり、短い(5センチくらいの)折り目をちょちょっとつけます。
  4. 折り目は爪できっちりつける。
  5. 次に、朱肉を全体につけて、折り目をまたぐように捺印。
  6. ハンコの折り目付近で印影が出ないことがあるが、気にしない。

 これを教えてくれたベテランの司法書士さんは、ホッチキスの位置なんて完全に無視。かなり余裕を持って折り目を入れていました。ともかく、印影が印刷した文字にかからなければ問題ないらしい。

 どこに折り目をつけてもいいとなると、高速化できるんです。定款全部やったのに、1分かからなかったのではないかと思う。

 たしかに、ホチキス針の位置って記録に残す必要はないんですよね。最初、あまりにもホチキスから遠いところに折り目を作られて、「えーっ!」とか言ってしまいましたが、「いいから、いいから」って言われてがんがん捺印させられました。
 僕が、定款の綴じる側のマージンをかなり広めに作った(契印の直径の3倍くらい)せいもありますが、それにしてもこんな位置でいいんですか(!)って感じでした。
 つながってりゃ、ホチキスから離れていようが、折り目が多少斜めになろうが、なんでもいいみたい。

 まあ、今回の書類は袋とじ(2枚重で厚い)ではないから、それほど難なくできると思います。心配なら印鑑パッドとかを使うといいでしょう。普通は持ってないので、僕はプリンタ用紙を束にして20枚ほど敷くことにしています。
 それに、代表印なんてそこそこ高級なものだし、今回初めて使うわけでもないだろうから、のっぺらぼう状態(周囲の輪郭部分しか出ない不良品)でどうやっても無理と言うことはないですよね。
 それでも駄目なら、古くからの経営者は印鑑を異様に押しなれている人がいますので、どうしてもうまく出来ないなら、元代表者が祖父母とか父母とかですぐ頼めそうなら、頼むのも手でしょう。
 まあ、失敗したとしても、手書きじゃないんだし、3枚くらいだし、印刷からやり直しても大した手間じゃないです。何度も練習すればなんとかなるはず。

 あ、まさかたまたま1万円の印紙が手元にあって、契印より先に印紙台紙にはっちゃった、なんて方はそうそういないと思うけど、印紙だけはぜったい契印のあとに貼りましょう。契印を失敗すると大変です。

管轄の登記所に提出

 さて、できあがったら提出します。
 申請書を書く段階でもう調べてあると思いますが、登記所には、このネットの時代に、なんと地理的管轄があるのですね。郵便局みたいに処理と窓口はわければいいのに。

 そういうことですので、最寄りではなく、あくまでも申請書に書いたとおりの登記所に持参します。
 なお郵送でもいいですが、僕は、何度か書きました通り、司法書士による無料相談サービスを受けたいという下心があるので、郵送しませんでした。提出前の書類チェックくらいならしてくれると思います。
 なお、今回代表者が変わった場合は、印鑑の届出の用紙をその場でもらって、書いて出す必要があるので忘れないようにしましょう。あと、印紙は、付属の売店で買うことができます。
 なお、たぶん職員はお相手してくれません。ここに入れてくれという感じでトレーがありますので、すべての書類をクリップで留め、クリアファイルなどに入れて放り込むだけです。「えーっ、これだけー!?」って感じです。

 長々と書きましたが、これでおしまい。
 まとまりがない上に、あんまり実用的じゃなくてすみません。

特例有限会社の社長交代の登記をする(目次): (1)まとめ (2)「登記すべき事項」と申請書 (3)一般人を「社長」に・添付書面 (4)「申請用総合ソフト」・提出

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